Думаю нужно собраться у обычного места, оставить кого нибудь встречать остальных а другие, из расчета человек, отписавшихся здесь, поедут в магазин за провиантом. В последствии встречаемся на месте для шашлыков. Оставшиеся ждать подъезжают с теми, кого встретили, а люди из магазина едут сразу на место и занимаются приготовлениями. Если кто то не приедет, а за него уже заплачено - расходы делятся на всех присутствующих пропорционально. Как то так.